4. Så här bygger du upp din text

Skriv det viktigaste först

Börja alltid med det som är viktigast för läsaren att få veta. Målet är att läsaren ska förstå huvud­budskapet på en gång och sedan enkelt kan följa resonemanget i resten av texten.

Planera och strukturera texten

Om du har mycket att säga kan du börja med att skriva stödord eller göra en punktlista med allt du vill ha sagt. Då har du ett underlag att utgå från.

Ta dina stödord eller din punktlista och lägg allt i en logisk ordning som är lätt för läsaren att följa. Börja med det viktigaste, sedan det näst viktigaste. Det är inte alla som läser hela texten så därför behöver viktig infor­mation komma tidigt. Genom att strukturera eller disponera din text gör du stor nytta för läsaren.

Skriver du ett brev till en kund behöver han eller hon snabbt få reda på vilken för­säkring och vilket ärende det gäller, vilket beslutet är, och vad han eller hon förväntas göra.

En tydlig disposition betyder mycket för alla texter och särskilt viktig är den för brev om försäk­rings­ärenden.

Skriv kort

Du hjälper läsaren att förstå vad du vill säga genom att undvika onödig infor­mation och långa, krångliga meningar. Tänk igenom vad läsaren faktiskt behöver veta och stryk det som inte behövs. Se efter om du har långa meningar och försök korta ner dem eller dela upp i två meningar.

Befolka texten

Att befolka texten betyder att du ska skriva dina meningar i aktiv form så att det framgår vem som gör något eller vem som får något.

Exempel:
"Vi skickar med en blankett." Motsatsen är att skriva i passiv form: "En blankett bifogas." En aktiv mening blir både tydligare och vänligare.

En tanke – en mening

Varje mening ska bara innehålla en tanke, det vill säga att en mening ska infor­mera om en enda sak. När du har skrivit infor­mationen, sätt punkt och börja på en ny mening.

Att skriva enligt principen ”en mening – en tanke” innebär också att du ska undvika att lägga in bisatser och andra slags inskott mitt i en mening, till exempel en förklaring om något. Lägg istället den infor­mationen i en egen mening.

Fullständiga meningar

När vi skriver brev och externa mejl skriver vi alltid fullständiga meningar. En fullständig mening innehåller ett subjekt (någon) och ett predikat (vad som händer). Då blir det extra tydligt vem som gör något. Det är värdefullt om man till exempel ska förstå sitt försäkringsärende.

I meningen ”Men inte för skadorna på din cykel” saknas både subjektet ”du” och predikatet ”kan få”.

Skriv ut småord

Ibland hoppar vi över småord som ”har”, ”att” och ”som”. Det blir ofta tydligare om vi skriver ut orden, även om det inte är fel att låta bli.

Om du har utrymmesbrist, till exempel begränsning för antal tecken i en rubrik eller blankett, går det bra att hoppa över de här småorden.

Foga samman texten med bindeord

Bindeord använder du för att knyta ihop satser och meningar. De gör att det blir lättare att följa hur du resonerar och hur olika delar i texten hänger ihop logiskt.

Exempel på bindeord:

• därför

• eftersom

• för att

• dels…, dels…

• för det första, för det andra

• dessutom

• men

• trots att

• ett undantag

• i samband med

• när

• då

• sedan

• innan.

Här får man se upp så man inte binder ihop för många satser i en enda lång mening. Dela istället upp meningen.

Drabbas inte av substantivsjukan

Den som skriver lite mer formella texter kan frestas att omvandla verb till substantiv – som sedan i sin tur kräver ett nytt verb.

Exempel:
Istället för att helt enkelt skriva ”Projektgruppen ska kartlägga behovet” så skriver man ”Projektgruppen ska genomföra en kartläggning av behovet”.

I exemplet har verbet ”kartlägga” omvandlats till substantivet ”kartläggning”. Då blir skribenten tvungen att lägga till verbet ”genomföra”. Det kallas substantivsjuka och gör texten tung, opersonlig och onödigt lång.

Ett resonemang – ett stycke

Ett stycke består oftast av flera meningar och har som uppgift att visa läsaren när ett resonemang tar slut och när nästa börjar.

Tips för stycken:

• Skriv styckena i en logisk ordning med det viktigaste först.

• Dela in texten i stycken som är 3–4 rader.

• Lägg in underrubriker om du har många stycken i din text.

• Var särskilt uppmärksam på i vilken ordning dina stycken hamnar om du klipper och klistrar.

• Om du lägger till färdigskrivna standardfraser eller hela stycken, läs igenom så att allt hänger samman.

Skriv konkreta och tydliga rubriker

Din text behöver oftast en huvudrubrik som visar läsaren vad texten handlar om. Det kan vara en rubrik i ett kundbrev, ärenderaden i ett mejl eller rubriken på en intranätsida. Rubriken ska vara konkret och meningsfull för din läsare.

Har du en längre text gör du den mer lättläst och luftig genom att också lägga in underrubriker. Läsaren kan då snabbare få en uppfattning om vad din text handlar om.

Punktlistor och numrerade listor

Ofta mår din text bra av en punktlista eller numrerad lista.

Punktlistor

En punktlista gör att uppräkningar och checklistor blir extra tydliga.

Punkterna bör i de flesta fall ha samma språkliga form, till exempel att alla punkter i en punktlista börjar med ett frågeord, eller att alla punkter är fullständiga meningar.

Exempel:
Hur mycket ersättning du får beror bland annat på

• hur svår skadan är

• hur lång läkningstiden är

• vilken typ av behandling du får.

Att punkterna börjar med liten bokstav beror på att de ingår i en och samma mening.

Numrerade listor

En numrerad lista gör det lätt att förstå infor­mation av typen ”vad ska du göra 1-2-3” eller ”vad händer nu 1-2-3”.

Exempel:
Gör så här:

1. Svara på frågorna på blanketten.

2. Skriv under blanketten.

3. Ta fram arbetsgivarintyg från tidigare anställningar om det behövs. Läs mer på blanketten om när du behöver skicka in intyg.

4. Skicka blankett och kopior av eventuella intyg till oss i svarskuvertet.

Att varje punkt i den numrerade listan börjar med stor bokstav beror på att varje punkt är en egen mening.