7. Orden vi använder

Betydelsen av ordval

Det är lätt att bli mer formell i skrift än vad som behövs. Ett sätt att undvika det är att välja samma slags ord som du använder i telefonsamtal. Om du till exempel använder ordet ”eftersom” i telefon, så finns det ingen anledning att byta till det mer formella ”då” i skrift.

Förklara alltid facktermer

Vissa av de facktermer vi använder på Afa För­säkring känner våra kunder inte till eller så har de en annan betydelse i andra sammanhang. Då kan det lätt bli missförstånd.

Om du använder facktermer ska du förklara dem. Skriver du till personer som är bekanta med våra facktermer behövs inte det.

Om du behöver förklara ett beslut genom att hänvisa till försäkringsvillkoren ska du inte bara kopiera in text direkt ur villkoren. Förklara med ord som är lätta för kunden att förstå.

Tips för att förklara facktermer

I de här exemplen är ”sveda och värk” den fackterm som ska förklaras.

• Förklara facktermen i en bisats
  Du får ersättning med 500 kronor för sveda och värk, det vill säga för fysiskt eller psykiskt lidande och obehag när din skada läker.

• Nämn facktermen först och ge förklaringen i en egen mening
  Du får ersättning med 500 kronor för sveda och värk. Det är en ersättning för fysiskt eller psykiskt lidande och obehag när din skada läker.

• Förklara först och sätt sedan facktermen inom parentes
  Du får ersättning med 500 kronor för fysiskt eller psykiskt lidande och obehag när din skada läker (sveda och värk).

• Förklara facktermen under en egen rubrik
  Vad betyder sveda och värk?

• Gör en faktaruta av facktermen
  Sveda och värk

Vissa vanliga ord och begrepp

Ibland ser man att samma ord eller begrepp skrivs på flera olika sätt. I den här listan hittar du det korrekta sättet att skriva.

”Detta eftersom” och liknande uttryck

Undvik att börja en mening med uttryck av typen

• detta eftersom

• detta för att

• detta på grund av.

De här uttrycken tillför inget. Snarare blir det otydligare och mer svårläst. Dessutom blir det en ofullständig mening.

Särskrivning – ett eller två ord?

Engelskan påverkar oss ibland så att vi skriver isär ord som vi borde skriva ihop. Men även om vi utgår från svenskan är det inte alltid glasklart hur man ska göra. Till exempel har vissa uttryck både en särskriven och en hopskriven variant som är korrekta att använda.

När vi har ett svenskt substantiv som består av flera delar är det vanligast att skriva ihop allt till ett enda ord.

Ibland finns det två korrekta alternativ för samma uttryck.

Exempel:

• i stället – istället

• i dag – idag.

I våra texter ska vi skriva ihop den här typen av ord. Det beror på att våra system kan radbryta ett ord så att ”i” hamnar på en rad och ”stället” på nästa. Då blir det svårläst. Detta händer till exempel i Mega, i e-post och på webbsidor.

Fler exempel på ord som har två korrekta varianter men där vi skriver ihop är:

• imorgon

• varsin

• mittemot

• alltifrån

• försent

• tillsvidare

• överhuvudtaget.

Förkortningar

Vi undviker att förkorta ord och uttryck. Istället skriver vi ut hela orden och uttrycken. Texterna blir då enklare att läsa för den som har läs- och skrivsvårigheter eller inte har svenska som modersmål.

Det finns en del situationer när vi ändå använder förkortningar, till exempel i tabeller där det är ont om utrymme eller när vi skriver vissa namn som är en förkortning.

Förkortningar i tabeller och blanketter

I tabeller, formulär, blanketter och liknande där det finns en begränsning i hur mycket text som får plats, går det bra att använda förkortningar om det behövs. I förkortningar av uttryck som innehåller flera ord ska du använda punkt och inte mellanslag som avskiljare.

Observera att vissa ord förkortas utan punkt, till exempel måttenheter som km och ml eller liknande.

Förkortningar av namn

När det gäller namn, till exempel på organisationer, ämnen eller företeelser, så skriver man inte alltid ut det fullständiga namnet. En välkänd organisation som EU eller ett ämnesområde som AI kan stå förkortade utan någon extra förklaring.

Mindre välkända förkortningar förklarar vi första gången vi använder dem i en text. Vi skriver ut det fullständiga namnet följt av förkortningen inom parentes. Därefter går det bra att skriva förkortningen i resten av texten.

Exempel:

• Premiebefrielseförsäkringen är en del av Kooperationens avtals­pension (KAP). Vi betalar pensionspremien till KAP.

• I det här projektet sam­arbetar vi med Offentliganställdas Förhandlingsråd (OFR) och Kommunal. Initiativet till projektet kommer från OFR.

• Systematiskt arbets­miljö­arbete-processen (SAM-processen) består av flera steg. Vi presenterar SAM-processen och ger förslag på hur ni kan jobba med arbetsmiljöfrågor.

Observera att Premie­befrielse­försäkring och Avgifts­befrielse­försäkring inte har några officiella förkortningar. De skrivs därför alltid ut med sina fullständiga namn.

Även Försäkrings­kassan ska skrivas ut med sitt fullständiga namn.

Genitiv

I svenskan skrivs genitiv alltid med s i slutet av ordet, utom när ordet redan slutar på s, x eller z.

Genitiv vid vanliga ord

Vanliga ord och namn har inte kolon vid genitiv.

Använd inte heller den engelska apostrofen för att markera genitiv.

Genitiv vid förkortningar

För förkortningar av namn och organisationer skriver vi genitiv med kolon följt av ett s, till exempel:

• EU:s

• SKR:s

• PTK:s

Undantaget är LO där vi följer deras eget sätt att skriva LOs utan kolon.

Om förkortningen redan slutar med ett s, behövs inget ytterligare s för att skriva genitiv. Vi skriver till exempel PTS som PTS även i genitiv.

Stor eller liten bokstav?

Stor bokstav används som inledning till namn på:

• personer (Anders)

• geografiska platser (Stockholmsområdet)

• organisationer och företag (Försäkrings­kassan, Afa För­säkring)

• produktnamn (Avtals­grupp­sjukförsäkring)

• byggnader (Münchenbryggeriet)

• böcker, filmer och konstverk (Hemsöborna, Batman, Guernica).

Liten inledande bokstav används till:

• tidsuttryck (januari, onsdag)

• titlar (vd, chef, avdelningschef)

• produkttyper (sjuk­försäkring).

Exempel på organisationer med stor inledande bokstav:

• Arbetsförmedlingen

• Försäkrings­kassan

• Hovrätten

• Högsta domstolen

• Länsstyrelsen

• Skatteverket

• Socialdepartementet

• Sveriges Kommuner och Regioner.

Exempel på organisationer med liten inledande bokstav:

• avdelningen

• enheten

• kommunen

• kommuner och regioner

• länsrätten

• nämnden

• polisen

• regeringen

• riksdagen

• rådet

• styrelsen

• tingsrätten.

Vanliga ord med inledande stor bokstav:

• A-skattsedel

• F-skattsedel.

Vanliga ord med inledande liten bokstav:

• a-kassan

• lagen om anställningsskydd

• rättegångsbalken

• socialförsäkringsbalken.

Flerordiga namn

Flerordiga namn skriver vi enligt företagets eller organisationens egen praxis, om vi känner till den:

• Afa För­säkring

• Svenskt Näringsliv

• Sveriges Kommuner och Regioner

• Karolinska Institutet

• Högskolan Väst

• Umeå universitet.

Om du inte känner till hur ett flerordigt namn ska skrivas, ska du följa Svenska skrivreglers huvudregel för flerordiga namn, nämligen att man skriver första ordet med stor bokstav och resten med små bokstäver. Exempel: Stockholms stadshus, Klara sjö, Rosendals terrass.

Om det ingår egennamn så skrivs varje namn med stor bokstav och övriga ord med liten bokstav: Folke Bernadottes bro, Clas Ohlson, Hedvig Eleonora kyrka.

Företagsnamn och varumärken som bryter mot skrivregler

När företagsnamn eller varumärken bryter mot normala skrivregler så följer vi inte deras skrivsätt. Exempel: stor bokstav mitt i ordet (PowerPoint), namnet börjar med en liten bokstav (iPhone) eller skiljetecken som en del av namnet (R.O.O.M.). Dessa tre exempel skrivs som Powerpoint, Iphone och Room.

Undantag är BankID och AkademikerAlliansen. BankID själva vill att vi skriver BankID, därför följer vi deras önskemål även om Språkrådet rekommenderar Bank-id. Eftersom AkademikerAlliansen är en av våra parter skriver vi på deras sätt.

Små eller stora bokstäver i namn som är en förkortning?

När ett förkortat namn uttalas bokstav för bokstav, skriver du ut namnet med stora bokstäver:

• IA

• LO

• PTK.

Om man istället uttalar ett förkortat namn som ett ord, ska första bokstaven vara stor och resten små:

• Fura

• Wegas

• Oprha

• Ikea

• Ica.

Tänk på att regeln enbart gäller för namn, till exempel på produkter eller företag. Förkortningar av vanliga ord skrivs nästan alltid med små bokstäver: vd, cv, sms.

Du ser skillnad genom att du kan sätta ”en” eller ”ett” framför orden: en vd, ett cv, ett sms, men inte till exempel en IA. Här är det också bra att känna till att forskning och utveckling alltid förkortas FoU.

Pronomen

Ordet hen

Ordet hen är ett könsneutralt pronomen som du kan använda för att slippa skriva det längre ”han eller hon” eller ”henne eller honom”.

Exempel:

”Nytt är också att den försäkrade får en bättre överblick över vilka försäk­ringar hen kan omfattas av.”

När du skriver om en bestämd person, det vill säga när du känner till om en person juridiskt sett är man eller kvinna, använder du han eller hon.

Skriv de och dem – inte dom

Vi använder de och dem när vi skriver eftersom det är de vanligaste formerna i skriftspråk idag – aldrig dom.

Det brukar inte vara svårt att veta om man ska skriva jag eller mig, eller vi eller oss. Prova att skriva om texten i jag- eller vi-form för att se om det ska vara de eller dem.

Exempel:

• Där du skriver jag eller vi ska det stå de.

• Där du skriver mig eller oss ska det stå dem.

Ett annat tips är att där du i engelskan använder they ska det stå de, där du använder them ska det stå dem.

Pre­positioner

Använd inte byråkratiska pre­positioner som angående, avseende, beträffande, gällande, rörande.

Skriv istället:

• frågor om

• ärenden om

• synpunkter på

• beslut om.

Ordet gällande bör enbart användas för när något gäller, till exempel ett försäkringsavtal.