3. Använd en vänlig ton – skriv “Hej!”
När vi möter andra människor vill vi vara hjälpsamma och visa att vi bryr oss om dem. Det är vad vårt värdeord "omtanke" handlar om. Vi visar omtanke med en vänlig ton, till exempel genom att skriva "Hej!" och "Med vänlig hälsning".
Innehåll i det här avsnittet:
Hälsningsord
Tilltal
Ordet "gärna"
Ordet "tyvärr"
Ord som kan upplevas som ovänliga
En vänlig och trevlig text signalerar omtanke, medan en auktoritär eller byråkratisk text ger läsaren en känsla av underläge. En enkel text är omtänksam, medan en krångligt skriven text inte är det.
Tänk på att en del har problem med att läsa en text. Alla har inte svenska som modersmål. Man kan också ha läs- och skrivsvårigheter.
Många av oss har också svårare att ta till oss texter när vi befinner oss i utsatta situationer, till exempel vid sjukdom, dödsfall eller när vi får ett negativt besked.
Använd därför samma slags ord som du skulle använda i ett samtal, till exempel med en kund. Prova gärna att läsa texten högt så märker du om den är enkel att förstå.
Hälsningsord
Börja alltid med “Hej!” eller om du har haft en personlig kontakt med kunden “Hej + förnamn!”.
Avsluta alltid med frasen “Med vänlig hälsning”.
Tilltal
Skriv alltid “du” till en enskild person, inte “Du” eller “Ni”.
Skriv “ni” om du skriver till flera personer, en familj eller till företag.
I de allra flesta fall bör du skriva ”vi” och inte ”Afa Försäkring” eller ”jag”.
Ordet ”gärna”
Du kan lätta upp texten med ordet ”gärna” där det passar. Till exempel: ”Vi hjälper dig gärna med att fylla i anmälan”.
Ordet ”tyvärr”
Du kan använda ordet ”tyvärr” för att beklaga att något är på ett visst sätt. Till exempel: ”Vi kan tyvärr inte göra hembesök...”.
Det finns ett viktigt undantag! Använd aldrig ordet ”tyvärr” när du skriver om hur våra försäkringsvillkor är utformade. Då är det bättre att skriva "Du kan inte få ersättning för…" utan att lägga till ordet "tyvärr".
Ord som kan upplevas som ovänliga
Orden ”ska”, ”måste” och ”får inte” kan upplevas som ovänliga och auktoritära. Skriv hellre fraser av typen “Det är viktigt att ...”, “Tänk på att ...”, ”Du behöver…” och “Kom ihåg att ...”.
Ordet ”vänligen” upplevs inte alltid som så vänligt. Undvik därför det ordet. Skriv “Kontakta oss om…” och inte “Vänligen kontakta oss om…”.
Johanna Löwendahl
johanna.lowendahl@afaforsakring.seJag är klarspråksansvarig. Hör gärna av dig till mig om du har frågor om klarspråk eller Afa Försäkrings skrivregler.