Ledamöter/suppleanter i berednings-/beslutsgrupp samt styrelse/nämnder
Denna personuppgiftsinformation beskriver hur vi behandlar personuppgifter specifikt för dig som är ledamot eller suppleant i berednings- eller beslutsgrupper, styrelse eller nämnder hos Afa Försäkring.
För generell personuppgiftsinformation som gäller alla kategorier av registrerade, om till exempel vilka rättigheter du har, var dina personuppgifter behandlas och lagras eller vart du kan vända dig om du anser att vår behandling inte sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, kan du läsa mer här Så behandlar vi personuppgifter.
Skriv ut sidan
Om du vill skriva ut denna information så finner du utskriftsfunktionen längst ner på sidan.
1. Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?
Administration av uppdrag
Vi behandlar personuppgifter för att administrera ditt uppdrag, bl.a. för att kommunicera inför och i samband med tecknande av avtal samt att uppdraget genomförs och i förekommande fall betala ersättning till dig enligt avtalet.
| Kategorier av uppgifter | Laglig grund för behandlingen |
|---|---|
| Namn, Personnummer, Kontaktuppgifter, Kontouppgifter, Anställningsuppgifter | Vårt berättigade intresse av att kunna uppfylla våra skyldigheter enligt avtalet med uppdragstagaren. |
| Uppgifter om leverantör som är en enskild firma | Vårt avtal med din enskilda firma. |
| Uppgifter om styrelseledamot eller suppleant | Vårt avtal med dig om sådant finns, annars vårt berättigade intresse av att du ska kunna fullgöra styrelseuppdraget. |
| Uppgifter om nämndledamot eller suppleant | Vårt berättigade intresse av att administrera och möjliggöra uppdraget. |
| Lagringstid | Tills uppdraget är slutfört. |
Administration av sammanträden
Vi behandlar personuppgifter när vi skickar ut dagordningar, kontrollerar närvaro och protokollför vid sammanträden. Vi behandlar också personuppgifter när protokoll skickas ut för justering och undertecknande till ledamöterna eller när vi beställer förtäring till sammanträdena.
| Kategorier av uppgifter | Laglig grund för behandlingen |
|---|---|
| Namn, Befattning | Vår rättsliga förpliktelse att föreslå dagordning och protokollföra våra sammanträden. |
| Ev. kostpreferenser | Vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda förtäring vid sammanträden. |
| Lagringstid | Tio år efter utgången av det aktuella kalenderåret. Uppgifter om kostpreferenser raderas efter beställning av förtäring. |
Inbetalning av pålagor för arvode
Vi behandlar personuppgifter för att betala in pålagor för arvode.
| Kategorier av uppgifter | Laglig grund för behandlingen |
|---|---|
| Namn, Personnummer, Bankuppgifter | Vår rättsliga förpliktelse att betala in pålagor för arvode och att bokföra transaktioner. |
| Lagringstid | Under den tid som är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser samt därefter i enlighet med bokföringslagen, vilket är minst 7 år och som längst 8 år. |
Lämplighetsprövning
För styrelseledamöter och suppleanter behandlar vi personuppgifter i syfte att pröva lämpligheten för uppdraget.
| Kategorier av uppgifter | Laglig grund för behandlingen |
|---|---|
| Namn, Kontaktuppgifter, CV-uppgifter, Ev. brottsuppgifter | Vår rättsliga förpliktelse att pröva din lämplighet. |
| Lagringstid | I tio år efter att lämplighetsfrågan är slutligt avgjord. |
Hantera och underhålla relationer
Vi behandlar personuppgifter för att upprätthålla kontakten med dig, t.ex. genom att skicka inbjudningar till och information om kommande seminarier och event som vi tror kan intressera dig samt för att tillhandahålla relevant information.
| Kategorier av uppgifter | Laglig grund för behandlingen |
|---|---|
| Namn, Kontaktuppgifter | Vårt berättigade intresse av att underhålla vår relation med dig som intressent till vår verksamhet. |
| Lagringstid | I två år efter vår senaste kontakt med dig, eller tills du meddelar oss att du inte vill motta sådan information. |
Sprida information om forskning, forskningsresultat och om Afa Försäkrings verksamhet
Vi behandlar personuppgifter för att sprida information om forskningsprojekt (t.ex. för att kunna sammanfatta och publicera information kring beviljade forskningsprojekt), forskningsresultat samt Afa Försäkrings verksamhet och verksamhetsmål via olika kommunikationskanaler samt via våra samarbetspartners som t.ex. Prevent och Suntarbetsliv.
| Kategorier av uppgifter | Laglig grund för behandlingen |
|---|---|
| Namn, Kontaktuppgifter, Anställningsuppgifter | Vårt berättigade intresse av att kunna publicera och sprida relevant information om forskningsprojekt, forskningsresultat, information om Afa Försäkrings verksamhet och dess verksamhetsmål. |
| Lagringstid | I två år efter vår senaste kontakt med dig, eller tills du meddelar oss att du inte vill motta sådan information. |
2. Varifrån samlar vi in uppgifter om dig?
Dig själv
Vi samlar in uppgifterna från dig i samband med att avtal tecknas eller uppdraget ska påbörjas.
3. Överföring och utlämnande av personuppgifter
När det är nödvändigt lämnar vi ut eller överför dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare.
Tjänsteleverantör
För att uppfylla ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter som angivits ovan anlitar vi i förekommande fall tjänsteleverantörer, så som marknadsföringsbolag eller utvärderingsföretag för process och verksamhetsutveckling som behandlar personuppgifter på vårt uppdrag. Dessa tjänsteleverantörer får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina uppgifter.
Övriga mottagare
Vi kan i förekommande fall lämna ut dina personuppgifter till andra mottagare än de som angivits ovan för att följa tillämpliga lagar och föreskrifter, en begäran eller ett föreläggande från en behörig domstol eller myndighet, samt för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
Vidare kan dina personuppgifter komma att lämnas ut till potentiella förvärvare i samband med en fusion eller en överlåtelse för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra den aktuella transaktionen.
Så behandlar vi personuppgifter
Inom Afa Försäkring behandlar vi dagligen personuppgifter av olika slag. Vår målsättning är att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss.