Inledning: Om Afa Försäkrings skrivregler
Våra skrivregler bygger på Språkrådets rekommendationer för hur man skriver vårdat, enkelt och begripligt – det som kallas klarspråk.
Vi utgår från boken Svenska skrivregler, Svenska Akademiens ordlista (SAOL) och Språkrådets webbsidor om klarspråk.
Skrivreglerna kan ge stöd och praktisk vägledning för alla typer av skrivande inom företaget. Särskilt värdefulla är de för skriftlig extern kundkommunikation inom försäkringsområdet, till exempel i form av:
brev och brevmallar
webbsidor
trycksaker
anmälningsformulär.
Det är också viktigt att utgå från skrivregler och klarspråk när man uppdaterar skadehandböcker och rutinhandböcker. De texter som står där kommer indirekt att påverka det vi skriver till våra kunder.
Undvik missförstånd när du skriver – ta hjälp av våra skrivregler.
Nyttan med skrivregler
Om man läser flera texter från Afa Försäkring ska man känna igen att de kommer från ett och samma företag. Det gör man när vi använder samma ord för samma sak, och undviker orden som står i Svarta listan som du hittar sist i skrivreglerna.
Med stöd av skrivreglerna kan vi alla skriva på ett enhetligt sätt som också är anpassat till vår verksamhet och våra målgrupper. Vi utgår alltid från våra värdeord: omtanke, nytta, enkelhet.
Skrivreglerna kan hjälpa oss att:
välja rätt ord och uttryckssätt
uttrycka oss enhetligt i alla kanaler
förmedla våra kärnvärden.
När texten är väldisponerad och följer enhetliga regler kan läsaren lättare fokusera på innehållet. På så vis undviker vi missförstånd i vår kommunikation.
Hur vi valt ut innehållet
I arbetet med skrivreglerna har vi vänt och vridit på språkfrågor och diskuterat vad som kan vara relevant och användbart som vägledning för alla på företaget som kommunicerar i skrift.
Vi har tagit fram regler och exempel som vi tror passar vår verksamhet.
Vad är rätt, vad är fel?
En fråga som vi har tittat närmare på är vad som kan anses vara rätt sätt att skriva.
Ofta finns det mer än ett korrekt sätt att skriva. Ibland har vi valt att rekommendera bara ett av sätten, medan det i andra fall går bra med flera varianter.
När vi rekommenderar ett sätt av flera möjliga har det ibland att göra med hur våra it-system fungerar, eller hur människor läser text digitalt.
Sätt läsaren i centrum
Skrivreglerna utgår från att det är lätt att bli hemmablind och tycka att ord man använder i sitt jobb är enkla, medan de kan vara svåra för mottagaren att förstå. Därför ger vi råd om ordval och hur vi kan förklara vanliga fackuttryck.
Skrivreglerna kan ge oss vägledning på många sätt, men de är till störst hjälp om du först har satt dig in i läsarens situation. Vad är viktigt för läsaren att få veta? Finns det något i situationen som du behöver ta extra hänsyn till när du skriver?
När du lyfter blicken och ser världen genom din läsares ögon är det lättare att anpassa din text efter läsarens förutsättningar.
Skrivreglernas innehåll
1. Afa Försäkring och vår verksamhet i text
Vi ska alla uttrycka oss på samma sätt när vi skriver om vårt företag, vår verksamhet och våra försäkringar. Då ger vi en enhetlig bild av vad Afa Försäkring står för.
2. Skriv klarspråk – vårdat, enkelt och begripligt
Vi använder oss av textmetodiken klarspråk när vi skriver. Klarspråk innebär att språket ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Det viktigaste är att alltid anpassa texten efter mottagarens behov.
3. Använd en vänlig ton – skriv “Hej!”
När vi möter andra människor vill vi vara hjälpsamma och visa att vi bryr oss om dem. Det är vad vårt värdeord "omtanke" handlar om. Vi visar omtanke med en vänlig ton, till exempel genom att skriva "Hej!" och "Med vänlig hälsning".
4. Så här bygger du upp din text
För att göra din text enkel att förstå för läsaren så är det inte bara orden du använder som är viktiga, utan också i vilken ordning de kommer. Dessutom kan du göra texten lättöverskådlig med underrubriker, punktlistor och lagom längd på styckena.
5. Så här skriver vi brev
Vi skriver stora mängder brev varje månad. Genom att uttrycka oss tydligt kan vi göra stor skillnad. Begripliga brev kan leda till både färre onödiga samtal och färre omprövningar.
6. Så här skriver vi mejl
Många av våra mejl är riktade till våra kunder och skrivs av kundcenter (KC) och skaderegleringen. Eftersom mejl kan sparas är det extra viktigt att vara noggrann när man mejlar.
7. Orden vi använder
De ord som vi använder är byggstenar i vår kommunikation. Hur vi väljer att uttrycka oss blir en viktig pusselbit i hur man upplever Afa Försäkring.
8. Tal, siffror och belopp
Det är ofta siffrorna som är huvudbudskapet i våra texter – ersättning i kronor, antal dagar, procent. Genom att skriva tal på ett enhetligt sätt gör vi det lättare för läsaren att följa uträkningar och att jämföra belopp.
9. Lästips
Vill du fördjupa dig ytterligare i skrivregler och språkvård så finns här ett avsnitt med lästips.
10. Svarta listan
Svarta listan är en vägledning som innehåller ord och fraser som du ska undvika. Det är uttryck som kan vara svåra för läsaren att förstå.
Johanna Löwendahl
johanna.lowendahl@afaforsakring.seJag är klarspråksansvarig. Hör gärna av dig till mig om du har frågor om klarspråk eller Afa Försäkrings skrivregler.