Personuppgiftsinformation - Konsult & personal från tjänsteleverantör

Ladda ner och skriv ut

Om du vill ladda ner eller skriva ut denna information så finner du här våra villkor som pdf.

1. Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Administration av uppdrag eller tjänsteavtal

Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera ditt uppdrag, bl.a. för att kommunicera inför och i samband med tecknande av avtal och i samband med att uppdraget eller tjänsten genomförs, samt för att betala ersättning enligt avtalet.

Kategorier av uppgifter

• Namn

• E-postadress

• Personnummer

• Kontaktuppgifter

• Finansiell information

• Anställningsuppgifter

Laglig grund för behandlingen

Om du bedriver verksamhet som enskild företagare grundar sig behandlingen av dina personuppgifter på avtalsenlig skyldighet. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtalet med dig.

Om du bedriver verksamhet via ett aktiebolag eller är anställd hos ett konsultbolag eller tjänsteleverantör grundar sig behandlingen av dina personuppgifter på en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla Afa Försäkrings berättigade intresse av att kunna uppfylla sina skyldigheter enligt avtalet med konsultbolaget eller tjänsteleverantören.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas tills dess att uppdraget är slutfört och ersättning utbetalats enligt avtalet samt därefter i enlighet med bokföringslagen, vilket är minst 7 år och som längst 8 år.

Administration av tillgång till Afa Försäkrings IT-infrastruktur

I den mån du får tillgång till och arbetar i Afa Försäkrings IT-system behandlar vi dina personuppgifter för att ge dig behörighet till våra IT-system och för att ge dig möjlighet att lagra, ordna, dela och få åtkomst till information, samt kommunicera med andra personer.

Kategorier av uppgifter

• Namn

• Kontaktuppgifter

• Anställningsuppgifter

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla Afa Försäkrings berättigade intresse av att kunna ge dig åtkomst till våra IT-system och plattformar.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas under uppdragstiden.

Informationssäkerhet

Om du arbetar i Afa Försäkrings IT-system behandlar vi, i den mån det är nödvändigt, dina personuppgifter för att hantera och skydda våra IT-system och IT-tjänster, t ex. vid loggning, felsökning, säkerhetsanalys, säkerhetskopiering, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter.

Kategorier av uppgifter

Samtliga uppgifter som samlas in för övriga ändamål.

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Afa Försäkrings berättigade intresse av att hantera och skydda våra IT-system och tjänster.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt i varje enskilt fall.

Hantering av service- och supportärenden

I den mån du arbetar i Afa Försäkrings IT-system kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att hantera service- och supportärenden, t.ex. avseende felsökningar, åtgärder för att hantera fel och beställningar.

Kategorier av uppgifter

• Namn

• Kontaktuppgifter

• Anställningsuppgifter

• IP-adress

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Afa Försäkrings berättigade intresse av att säkerställa att vår verksamhet i möjligaste mån bedrivs utan längre avbrott eller störningar.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas så länge det behövs för hantering av det aktuella service/supportärendet. I den mån support sker av extern leverantör sparas dina uppgifter aldrig längre än under avtalstiden med leverantören.

Process -och verksamhetsutveckling

Dina personuppgifter kan komma att behandlas för att utveckla vår verksamhet, system, funktionalitet samt våra processer, bl.a. genom att vidta åtgärder avseende uppföljning och utvärdering samt för att vidta förbättrings- och utvecklingsåtgärder av vår verksamhet (t.ex. arbets- och beslutsprocesser), för verksamhetsstyrning, budget och prognosarbete, för att utföra funktions- och prestandatest i system och felsökning samt för att ta fram urval till- och genomföra undersökningar i syfte att följa upp och förbättra vår verksamhet.

Kategorier av uppgifter

• Namn

• Kontaktuppgifter

• Anställningsuppgifter

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Afa Försäkrings berättigade intresse av att förbättra, förvalta och utveckla vår systemmiljö och vår verksamhet.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt i varje enskilt fall.

Fysisk säkerhet

I den mån du vistas i våra lokaler, kan vi behandla dina personuppgifter för att erbjuda en trygg och säker miljö och för att förebygga brott, t.ex. genom besöksregistrering, inpasseringskontroll, legitimationskontroll och genom kameraövervakning av Afa Försäkrings allmänna utrymmen

Kategorier av uppgifter

• Namn

• Kontaktuppgifter

• Anställningsuppgifter

• Fotografi

• Kamerabevakningsmaterial

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Afa Försäkrings berättigade intresse av att kunna erbjuda en trygg och säker arbetsmiljö.

Lagringstid:

Dina personuppgifter sparas enligt följande:

• I besökshanteringssystem: 24 h efter avslutat besök.

• I inpasseringssystem: som längst 3 månader efter uppdragets slut.

• Videoupptagning (kameraövervakning): maximalt 14 dagar.

• Vid legitimationskontroll: 18 månader

Information om dig på vårt intranät

Vi kan komma att behandla uppgifter om dig på vårt intranät för att underlätta för våra medarbetare att samarbeta och ta del av varandras kontaktuppgifter. Detta sker dock endast i den mån du utför sådant arbete att andra medarbetare i organisationen kan behöva komma i kontakt med dig (typiskt sett om du är en s.k. volymkonsult).

Kategorier av uppgifter

• Namn

• Kontaktuppgifter

• Fotografi

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Afa Försäkrings berättigade intresse av att på ett effektivt sätt främja samarbete och kontaktvägar till medarbetarna.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas tills dess att uppdraget är slutfört.

Tillvarata våra rättsliga intressen

Vi behandlar dina personuppgifter för att tillvarata våra rättsliga intressen, t.ex. vid tvist och hantering av juridiska frågeställningar.

Kategorier av uppgifter

Samtliga uppgifter som samlas in för övriga ändamål

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning. Behandlingen ärnödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt berättigade intresse av att tillvarata våra rättsliga intressen.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt för att tillvarata våra rättsliga intressen.

Uppfylla skyldigheter enligt lag

Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla våra skyldigheter enligt lag, t.ex. skyldigheter enligt dataskyddsförordningen och bokföringslagen.

Kategorier av uppgifter

Samtliga uppgifter som samlas in för övrigaändamål

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på rättslig förpliktelse.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas så länge som krävs för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

Hantering av information på gemensamma filytor och system

I förekommande fall behandlar vi dina uppgifter för att hantera information på gemensamma filytor och system.

Kategorier av uppgifter

• Namn

• Kontaktuppgifter

• E-postadress

Laglig grund för behandlingen

Behandlingen grundar sig på en intresseavvägning då vi har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna för att kunna hantera information om det arbete du är involverad i.

Lagringstid

Dina personuppgifter sparas så länge som krävs till dess ditt uppdrag är slutfört. Eventuella uppgifter som ingår i arbetsmaterial sparas tillsvidare.

2. Varifrån samlar vi in personuppgifter?

• Dig själv

Vi samlar in uppgifter från dig i samband med tecknandet av konsultavtalet.

• Från konsultbolag eller tjänsteleverantör

I förekommande fall samlar vi in uppgifter om dig från aktuellt konsultbolag eller tjänsteleverantör.

3. Överföring och utlämnande avpersonuppgifter

När det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med olika mottagare.

• Andra anlitade tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter delar vi dina personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat, t.ex. inom IT (såsom lagring, underhåll av IT-system och teknisk support), systemtjänsteleverantörer inom HR och ekonomi, som behandlar personuppgifter på vårt uppdrag. De tjänsteleverantörer som vi har anlitat får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

• Övriga mottagare

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till andra mottagare än de som angivits ovan för att följa tillämpliga lagar och föreskrifter, en begäran eller ett föreläggande från en behörig domstol eller myndighet, samt för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Vidare kan dina personuppgifter komma att lämnas ut till potentiella förvärvare i samband med en fusion eller en överlåtelse för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra den aktuella transaktionen.