Kärnverksamheten utarmas när anställda begravs i papper

Låg effektivitet, fokus på fel saker och ökad belastning på anställda i kärnverksamheten. Det är några konsekvenser när läkare, lärare och socialsekreterare tvingas administrera allt mer.– Omfördelningen av administrativt arbete är ett steg tillbaka i arbetslivet, sa docent Anders Ivarsson Westerberg på ett seminarium på AFA Försäkring den 4 maj 2016.

Anders Ivarsson Westerberg är forskare vid Södertörns högskola och har studerat den ökande administrationen sedan mitten av 1990-talet. Hans senaste forskningsprojekt Begravd i papper har finansierats av AFA Försäkring.

Administrationens uppgift var från början att underlätta kärnverksamheten och öka produktiviteten, men när läkare bara möter patienter under hälften av sin arbetstid och poliser dagligen ägnar i snitt 20 minuter åt datastrul går vi åt motsatt håll.

Anders Ivarsson Westerberg
Orsaken är att nästan nio av tio sekreterare och assistenter har försvunnit och att andra förväntas att sköta deras uppgifter inom ramen för sitt ”vanliga” arbete. Ofta utan utbildning och utan att ha anställts för detta.

Nya yrken med administration som kärnverksamhet

Anders Ivarsson Westerberg beskrev utvecklingen som en ”amatörisering” av det administrativa arbetet.

Samtidigt anställer organisationer fler avancerade administratörer inom ekonomi och HR än någonsin, och informatörer och kommunikatörer är den enskilda yrkesgrupp som ökar mest.

Ofta är dessa ”proffsadministratörer” kopplade till ledningsnivån vilket medför att de också ställer krav. Antalet chefer i offentlig sektor ökade från 30 630 till 46 600 mellan åren 2000 och 2010.

Administration behövs både för att hålla ihop stora organisationer och legitimera deras verksamhet utåt. De senaste årens privatisering och ekonomisering i form av bland annat New Public Management (NPM) har dessutom ökat behovet av uppföljning och granskning.

– Inom skolan finns en internationell nivå som inte fanns för 15 år sedan, sa Anders Ivarsson Westerberg och konstaterade att de så kallade OH-kostnaderna inom högskolan sedan 1970-talet har ökat från 25 till 50-60 procent.

Den ökade komplexiteten föder nya uppgifter och datoriseringen har både ökat kapaciteten och möjligheterna. Att antalet IT-administratörer inte har ökat beror på att de oftast är inhyrda.

För andra har administration blivit en ny karriärväg.

– När Göteborgs stad skulle avlasta lärare och förskolepedagoger genom att plocka in arbetslösa, ville få lämna ifrån sig sina administrativa uppgifter eftersom de gav yrket status, berättade Anders Ivarsson Westerberg.

 

Systemkonstruktörer ser inte användarnas behov

Han påpekade också glappet mellan dem som konstruerar systemet och användarnas behov. – Varför inte utgå från personalens behov, sa han och lyfte fram äldreomsorgen i Skönsmon i Sundvall som ett lyckat exempel på en organisation som byggts nerifrån och upp.

Forskningsprojektet Begravd i papper avslutade formellt i januari 2016 men fortsätter i praktiken genom nya forskningsanslag.

Ett inspel från seminariedeltagarna var att undersöka hur väl de ekonomiska kalkylerna stämmer efter att organisationer har ”amatöriserat” sin administration och infört nya uppföljnings- och kontrollfunktioner.

Ett annat var att undersöka hur ökad administration påverkar anställdas hälsa i form av till exempel ökad stress.

 

Text Birgita Klepke Foto: Jan Vejstad

Överadministration leder till:

  • Ineffektivitet – vi gör saker på fel sätt
  • Målförskjutning – vi gör fel saker
  • Avprofessionalisering – vi litar inte på yrkeskunskap
  • Expertvälde – vi bygger in politiska beslut i ”neutrala” system
  • Stress (svårt att bevisa sambanden)

Vad kan vi göra?

  • Uppmärksamma problemet i den egna organisationen genom att påpeka sådant som känns onödigt
  • Sluta samla information som inte gynnar kärnverksamheten
  • Leda verksamheten ”smartare” genom att tänka tvärtom och minska styrningen
  • Lita på personalens yrkeskunskap
  • Uppmuntra chefer att skydda verksamheten från ”onödiga” krav utifrån
  • Återanställa administratörer

Lästips

Administrationssamhället (Forssell, A och Ivarsson Westerberg, A, 2014, Studentlitteratur)

Papperspolisen – den ökande administrationen i moderna organisationer (Avhandling av Anders Ivarsson Westerberg (2004)