Hälsofrämjande arbete med Lean

Den industriella förbättringsmetoden Kaizen utvecklades av Toyota och används sedan flera år på lasarettet i Enköping. I ett nytt projekt har anställda och forskare nu byggt in även hälsofrämjande mål i ledningsmodellen.

Det medvetna förbättrandet och därmed chansen till bättre hälsa för både medarbetare och patienter har ökat i och med projektet, anser projektgruppen. Samtidigt hjälper det sjukhuset att svara upp mot lagkravet om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Tidigare har olika aspekter på kvalitet och säkerhet skötts via olika system, vilket har sina nackdelar.

‒ Arbete med hälsofrämjande och arbetsmiljö kan bli tidsbegränsat och det kan bli beroende av vissa individer som brinner för frågorna, sa Ulrica von Thiele Schwarz, forskare från Karolinska institutet (KI).


Ville bryta med stuprörstänkandet

Hon och två kolleger från KI samt tre anställda från Enköping presenterade det snart avslutade projektet, vid ett seminarium hos AFA Försäkring nyligen.

Andra utmaningar när en arbetsorganisation ska förbättra verksamhet, hälsa och arbetsmiljö kan vara motstridiga krav och processer, bristande engagemang hos ledningen och bristande förståelse för hur arbetsmiljö, hälsa, kvalitet, produktivitet och andra värden hänger samman. Ett uttalat syfte med projektet var just att bryta med stuprörstänkandet.

“Man blir varm i hjärtat när man ser hur arbetet går vidare utan oss”

På Enköpings lasarett har man använt kaizen sedan 2009. Det är ett ledningssystem där de anställda ingår i grupper som jobbar med ständiga förbättringar. När man hittar något problem eller en utmaning så skrivs en Kaizen-lapp som beskriver vad som behöver göras, vem som ska göra det, när det ska vara klart, etcetera. Det kan gälla schemaläggning, metoder, ergonomi eller andra småskaliga hinder.

Lade samman tre spår

Systemet är utvecklat för industriproduktion men har spritt sig i hela arbetslivet som ett sätt att få struktur på förbättringsarbetet. 2011 fick KI bidrag från AFA Försäkring för att testa en lokal vidareutveckling av konceptet, i Enköping.

Utgångsläget:

• Kaizen-arbetet drevs gruppvis på avdelningarna under ledning av särskilda Kaizen-samordnare och Kaizen-konsulter.

• Det hälsofrämjande arbetet drevs av hälsosamordnare och hälsoombud med hjälp av bland annat gym och event.

• Arbetsmiljön låg hos skyddsombud och dokumenterades via riskanalyser och handlingsplaner.

Nu lade man samman de tre spåren på samma Kaizen-blanketter. Om produktionen skulle förändras så kunde man också analysera följderna för hälsan. Det här fick man för övrigt godkänt för hos Arbetsmiljöverket som systematiskt arbetsmiljöarbete enligt arbetsmiljölagen.

‒ Nu skulle man ta upp vilken effekt på hälsan som en viss förändring leder till. Kaizen kan ju bli så effektivt att det ger stress om det inte finns tillräckligt andrum kvar i systemet, sa Terese Stenfors-Hayes, projektledare från KI.

4 000 Kaizen-lappar

Sjukhuset delades in i interventionsgrupper som skulle anamma det här arbetssättet, och kontrollgrupper som jobbade som tidigare. De inblandade blev coachade, fick en broschyr om hur det var tänkt och fick delta i workshops och möten för att lära sig mer och utbyta erfarenheter.

Forskarna samlade in totalt över 4 000 Kaizen-lappar och kunde via återkommande enkäter och intervjuer konstatera att medarbetarna som ingick i interventionsgrupperna faktiskt lyfte frågor om hur förändringar kunde tänkas påverka personalen och hur de anställdas mående kunde påverka produktionen.

Hur produktivitet och sjukfrånvaro har påverkats i kalla siffror, det har varit svårare att räkna hem hittills. Hälsa är ett intrikat resultat av omständigheter både hemma och på jobbet.

‒ Det är svårt att koppla en viss intervention till en viss effekt på sjukfrånvaron, påpekade Anna Berg, hälso- och arbetsmiljösamordnare på Enköpings lasarett.

Det kan också vara så att en åtgärd hamnar på en Kaizen-lapp och så småningom resulterar i en verklig förändring på golvet, men det kan ta tid innan det går att avläsa ett mätbart resultat. Om ens någonsin.

Fortsätter på egen hand

Enligt Rikard Strömberg, verksamhetsutvecklare på sjukhuset, så jobbar man nu vidare med "Kaizen 2.0", alltså att fortsätta arbeta ihop stuprören till ett heltäckande system där även patientsäkerhet, styrkort och kanske HBTQ-frågor, bemötande och annat kan ingå.

Vilket gör forskarna från KI extra glada. Att få förändring att leva kvar efter ett uppiggande projekt är allmänt sett en utmaning.

‒ Då blir man varm i hjärtat och lite tårögd, när man ser hur arbetet går vidare utan oss. Det visar var ägandeskapet finns, sa KI-forskaren Ulrica von Thiele Schwarz.

Fakta

Vad är Kaizen?

Kaizen är ett förhållningssätt till kvalitet inom företag och organisationer, där aktiviteterna ständigt förbättras genom många små modifieringar.

Läs mer om Kaizen på Toyotas webbplats 

Text och bild: Roland Cox