Scandic anmälde alla uppsagda på en gång

Avgångs­bidrag, AGB, är vanligen en av de mindre nyttjade kollektiv­avtalade försäk­ringarna. Förutom under perioder av lågkonjunktur. Att en pandemi över en natt gjorde att AGB hamnade mitt i händelsernas centrum var det ingen som hade räknat med. Därför var anmälningsprocessen inte heller anpassad för ett stort inflöde av anmälningar.

På Scandics svenska huvudkontor arbetar Maud Samuelsson som HR-manager. När coronapandemin slog till i våras fick det stora konsekvenser för besöksnäringen – Scandic var inte ensamma i branschen om att lägga stora varsel och permitteringar.

Det kändes smärtsamt att säga upp så många.

– Vi älskar våra medarbetare, de är vår viktigaste resurs. Därför kändes det väldigt smärtsamt att behöva säga upp så många. Vi tycker det känns sorgligt med varje medarbetare som har tvingats att sluta eftersom det är människor som skapar vår kultur, säger Maud Samuelsson.

120 nationaliteter med varierande kunskap i svenska

Mitt i den omställning och chock som drabbade Scandic fanns det ändå mycket de behövde och ville göra för att allt skulle gå rätt och riktigt till. En av de sakerna var att försöka se till att alla de uppsagda fick samma förutsättningar.

– Vi har 120 nationaliteter som arbetar hos oss och svenskkunskaperna varierar.

Alla har därför inte samma koll på sina rättigheter och kollektiv­avtalade försäk­ringar. När det gällde avgångs­bidrag genom Afa För­säkring såg jag att det skulle kunna bli svårt för många att anmäla eftersom det krävdes ganska mycket för att få det rätt.

Maud Samuelsson kontaktade Afa För­säkring och hörde sig för om det fanns någon digital lösning som skulle kunna underlätta för hennes uppsagda medarbetare och för HR-avdelningen. Vid det tillfället gjorde det inte det, men tillsammans inledde de ett pilotprojekt som snabbt ledde till en lösning. Afa För­säkring var nämligen också på jakt efter ett större företag som kunde delta i utvecklingen av en ny digital tjänst.

Mycket enklare att skicka in allt i en fil

– På bara några månader kunde Afa För­säkring lösa detta tillsammans med oss. Det var ett otroligt bra sam­arbete och i dag kan vi samla ihop alla upp­gifter i en fil och skicka till Afa För­säkring. Jämfört med att fylla i en tvåsidig pappersblankett per anställd som både anställd, chef och arbetsgivare ska skriva under blir det ju väldigt mycket enklare.

– Med den input vi fick från Scandic kunde vi på kort tid bygga en tjänst som gjorde processen smidigare för arbetsgivarna och våra handläggare utan att det på något sätt drabbade de försäkrade negativt, säger Kristina Roxenborn, som är produktägare för den nya tjänsten på Afa För­säkring.

Ur Scandics perspektiv fanns det flera fördelar med att delta i utvecklingen av en ny digital tjänst. För det första blev det smidigare och säkrare för medarbetare som förlorat jobbet att få sin ersättning. Det är inte alla som känner till de kollektiv­avtalade försäk­ringarna och det finns alltid en risk att någon missar att anmäla – särskilt när man går igenom något så tufft som att förlora jobbet. För det andra blev det en betydligt enklare administration för HR-avdelningen på Scandic.

Mindre administration, mer tid för medarbetarna

– Vi är en modern HR-avdelning som vill automatisera det som kan automatiseras. Om vi lägger mindre tid på administration kan vi ha medarbetarna i fokus i stället. Det är så vi vill jobba.

Kristina Roxenborn på Afa För­säkring lyfter också fram tidsaspekten för de försäkrade som en viktig förbättring. En stor fördel med digital anmälan är att det inte går att fylla i fel eller utelämna infor­mation, vilket är möjligt på en fysisk pappersblankett. Det innebär att kvaliteten i anmälningarna blir högre och behovet av kompletteringar minskar.

– För den försäkrade som har förlorat sin an­ställning är det såklart viktigt att få sin ersättning fort. De är i ett utsatt läge och har ett ekonomiskt behov, säger hon.

Maud Samuelsson tror också att avgångs­bidraget betyder mycket för deras uppsagda personal.

– Dels gör det monetära bidraget skillnad, dels tror jag att de verkligen uppskattar när vi kan hjälpa dem med anmälan på ett smidigt sätt. Vi visar att vi bryr oss och de får ett ekonomiskt bidrag.

För Scandic, med cirka 650 tidigare anställda som har rätt till avgångs­bidrag, har det också varit en nödvändighet att kunna anmäla större grupper via en fil i stället för att hantera 650 olika pappersblanketter.

– Jag vill ge en eloge till Afa För­säkring och projektgruppen som kunde lösa det här så snabbt och proffsigt. Och jag kan rekommendera andra arbetsgivare att anmäla digitalt med en fil i stället. Det underlättar mycket.

Den nya tjänsten finns tillgänglig för fler arbetsgivare som vill minska administrationen.

– Det är bara att kontakta vår kundtjänst så hjälper de arbetsgivare att ansluta sig, säger Kristina Roxenborn.

Text: Per Cornell Foto: Kajsa Göransson

Det här är en artikel från Afa Försäkrings tidning Trygg på jobbet, oktober 2020. Läs fler artiklar och nummer och ta reda på hur du kan prenumerera digitalt på tidningen kostnadsfritt.