HR-teamet bakom satsningen på chefernas arbetsmiljö: Emma Storm, Eva-Lotta Olofsson, Kristina Bengtsson och Henrik Eyton.
Foto: Ulrika Dahl Eriksson
Fokus på chefernas arbetsmiljö ger resultat
Ledningen fick signaler om att cheferna inom primärvården var överbelastade. Då satsade Närhälsan på chefernas arbetsmiljö och organisatoriska förutsättningar.
Närhälsan i Västra Götalandsregionen är Sveriges största aktör inom primärvård och består av hundratals vårdcentraler och rehabmottagningar. Mottagningarna finns i både storstad och glesbygd, stora och småenheter och med vitt skilda förutsättningar. Men signalerna från de över 200 cheferna visade att många upplevde att de inte räckte till.
– Det är en ensam roll med stora utmaningar. De hanterar många olika professioner och ska lösa allt från att erbjuda bra vård till att bemanna, rekrytera och ta hand om personalfrågor. Det är svårt att klämma in på 40 timmar per vecka, säger Eva-Lotta Olofsson, HR-specialist på Närhälsan, den förvaltning som sköter den offentliga primärvården i regionen.
Vi tänkte att det skulle bli svårt att ’ta tid’ av cheferna, som redan är överbelastade, men ledningen ville prioritera frågan.
HR-gruppen inklusive HR-chefen på Närhälsan insåg att något måste göras – inte bara för chefernas skull utan lika mycket för alla de 6 000 medarbetare som påverkas om deras närmaste chefer inte har rätt förutsättningar för sitt uppdrag.
– Vi förankrade våra tankar hos Närhälsans förvaltningsledning och de blev väldigt engagerade. Initialt tänkte vi att det skulle bli svårt att ”ta tid” av cheferna, som redan är överbelastade, men ledningen ville prioritera frågan och göra en storskalig satsning, säger Emma Storm, HR-specialist.
Det innebar att HR-gruppen fick grönt ljus att ordna två halvdagars workshops för de cirka 225 cheferna – sammanlagt blev det 24 workshops eftersom man arbetade i mindre grupper. De utgick från det evidensbaserade verktyget Chefoskopet som Suntarbetsliv erbjuder. Verktyget fick anpassas och fyra representanter från HR blev processledare för satsningen. Inom ramen för en arbetsmiljösatsning fick Närhälsan processtöd från företagshälsovården.
– Vi började mötena med att cheferna skulle identifiera allt som inte fungerade i deras arbetsvardag för att sedan ge förslag på hur det kan förbättras. Det kunde till exempel handla om deras befogenheter och självbestämmande, mål och organisation, bristande IT-system och annan support eller medarbetarfrågor och rekrytering, säger Kristina Bengtsson, HR-strateg.
Att sammanställa och klustra alla goda idéer som kom fram var ett digert arbete för processledarna. Det var viktigt för dem att projektet inte skulle bli en skrivbordsprodukt utan också ge praktisk nytta i vardagen för Närhälsans chefer och medarbetare.
Kom det ut några bra saker ur ert arbete?
– En stor sak är att vi har börjat arbeta systematiskt med chefernas arbetsmiljö. Frågan finns på bordet både hos förvaltningsledningen och hos cheferna själva på olika sätt. Vi har också mer fokus på ledarskapsfrågor i organisationen och har utökat antalet chefsdagar per år, säger Kristina Bengtsson.
– Cheferna upplevde en distans mellan ledningen och verksamheten. Det har förbättrats, i dag finns ett större fokus på dialog och ledningen är mer ute och besöker verksamheterna, som är spridda över ett stort geografiskt område, säger Eva-Lotta Olofsson.
– Det har också resulterat i nya rutiner och stöddokument som bidrar till ett systematiskt arbetsmiljöarbete för chefer. För nya chefer kommer också handledning och introduktion att utvecklas säger Emma Storm.
Vilka lärdomar har ni dragit?
– Att vi förankrade frågan hos den högsta ledningen var väldigt avgörande. Det är nog vårt bästa råd till andra som vill testa något liknande. Det som var så bra med att ledningen drev detta är att det blev tydligt att det är en prioriterad verksamhetsfråga och inte en HR-fråga. Risken fanns att cheferna annars känt lite ”Åh nej, nu är det något nytt som HR vill att vi ska göra”. I stället blev det en gemensam satsning som vi gjorde på riktigt, säger Emma Storm.
– Att vi använde Chefoskopet som grund var också ett bra beslut. Det är forskningsbaserat och testat av andra, vilket jag tror skapade trovärdighet, säger Kristina Bengtsson.
Text: Per Cornell