Ny forskning: Strategisk samverkan för nya arbetssätt

Förutsättningarna att sänka sjukfrånvaro och minska personalomsättning ökar i verksamheter som får stöd i att identifiera och implementera organisatoriska åtgärder. En fallstudie i Västra Götalandsregionen (VGR), där syftet varit att få ner sjukskrivningstalen och förbättra arbetsmiljön, var i fokus för studien som presenterades på webbinariet.

I en arbetsmiljö som blivit instabil ställs relationen mellan formellt och informellt ledarskap på sin spets. Studien visade bland annat att för att förstå, analysera och initiera arbetsmiljöinsatser på bästa sätt, behöver chefer använda såväl formell som informell infor­mation från verksamheten. Studien visade även att processtöd behöver balansera mellan stöd- och expertroll, för att arbetssätt i syfte att förändra arbetsmiljön ska kunna integreras i den strategiska verksamhetsledningen.

Viktigt med åtgärder på organisatorisk nivå för förbättrad arbetsmiljö och lägre sjukfrånvaro

– I arbetsmiljösatsningen har chefer ihop med HR sökt och fått medel för aktiviteter som syftar till att förbättra arbetsmiljön och sänka sjukfrånvaron. Totalt skickades 154 ansökningar gällande 209 olika aktiviteter in. Verksamheter med hög sjukfrånvaro i kombination med hög personalomsättning har sökts upp och erbjudits ett processtöd. Åtta verksamheter har fått processtöd i att identifiera underliggande orsaker och genomföra åtgärder utifrån sina egna utmaningar, sa Magnus Åkerström, medicine doktor i arbets- och miljömedicin, vid Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen.

De åtgärder som chefer ihop med HR ville genomföra för att åtgärda dessa utmaningar kunde se lite olika ut.

– Den vanligaste åtgärden var en åtgärd på individnivå även fast problemen främst var identifierade på den organisatoriska nivån. Hela 42 procent av insatserna var på individnivå. Exempel på sådana åtgärder kunde vara föreläsningar, stresskola eller sömnskola. 26 procent av insatserna var på gruppnivå. Det kunde vara åtgärder som att skapa samsyn eller stärkt samarbetsklimat. Endast tredjedel av insatserna var på organisatorisk nivå, vilket kunde handla om schemaförändringar eller ytterligare utvärderingar för att skapa en handlingsplan, sa Magnus Åkerström.

Forskarna tittade på hur man kan skapa förutsättningar för åtgärder på organisatorisk nivå inom arbets­miljö­arbetet.

– Vi kunde se att det var viktigt att säkerställa tillräcklig kunskap och resurser inom organisationen, skapa en samsyn inom organisationen kring arbetssätt och nuläge och utnyttja tillgänglig infor­mation inom organisationen för att analysera bakomliggande orsaker. Det visade sig att det kunde vara bra att ta hjälp av stödfunktioner och andra expertfunktioner. Motsvarande utvärdering av de verksamheter som fick tillgång till processtöd visade att anpassade åtgärder på organisatorisk nivå i hög utsträckning implementerades, sa Magnus Åkerström.

Chefer ihop med HR är bra på att identifiera behov i verksamheten, men behöver

stöd i att designa åtgärder som motsvarar de utmaningar som finns. Ett framgångsrikt förebyggande arbets­miljö­arbete sker på mer än en nivå men kräver att det ingår insatser på organisatorisk nivå.

– Vilka åtgärder som man ska välja i praktiken skiljer mellan olika verksamheter och beror på de utmaningar eller behov som finns. För att kunna lyfta vårt systematiska arbets­miljö­arbete till en organisatorisk nivå behöver vi se över våra arbetssätt och säkerställa tillräckligt med stöd inom organisationen, sa Magnus Åkerström.

Användning av formell och informell infor­mation vid arbetsmiljöinsatser

Ewa Wikström, professor i organisation och management, vid Handelshögskolan på Göteborgs universitet, berättade vidare att projektet visar hur chefer använder både formell och informell infor­mation – som berättelser och rykten – från verksamheten för att förstå, analysera och initiera arbetsmiljöinsatser. Ett annat tema belyser relationen mellan formellt och informellt ledarskap när arbetsmiljön är destabiliserad, exempelvis efter en lång period av chefsvakanser och hög personalomsättning samt att det finns många nyanställda. Projektet uppmärksammar också en arbetsmetod för processtöd.

Förhållningssätt till rykten på arbetsplatsen

Roy Liff, docent och seniorforskare, vid Gothenburgh Research Institute på Göteborgs universitet, berättade om förhållningssätt till rykten på arbetsplatsen. Tidigare forskning menar att rykten ska hanteras snabbt och att sanningen ska avslöjas så snabbt som möjligt för att förhindra ytterligare spridning av falsk infor­mation. Men för att det ska hända måste någon tolka och analysera rykten och sedan agera, vilket kräver stor skicklighet.

Studien visade att rykten var en viktig informationskälla för chefer. Chefernas förtroende för informell infor­mation skapade förtroende bland anställda för deras chefer. Men negativa rykten kan vändas till skvaller och behöver hanteras på ett kompetent och snabbt sätt av chefen.

– Man behöver ta rykten på allvar och utreda dem noggrant. Vissa rykten måste dödas snabbt och andra utgör grund för handling. Det visar potentialen att bygga förtroende mellan chefer och anställda, en aspekt som försummats i många tidigare studier. Funderingar som är spekulativa dyker upp dagligen, så detta kräver en kontinuerlig aktivitet. Det kräver ett nära ledarskap. Rykten och skvaller kräver kontinuerliga åtgärder av chefer i det dagliga arbetslivet, sa Roy Liff.

– Chefens förmåga att förhindra att negativa rykten sprids genom tidig tolkning och intervention är avgörande för en arbetsplats av den typ vi studerade här, om chefer ska stödja en väl fungerande arbetsplats och främja välbefinnande.

Moderator för dagens seminarium var Helena Jahncke, chef på Afa Försäkrings FoU-avdelning. Seminariet lockade 477 åhörare och avslutades med en frågestund.

Text: Linda Harling

Mer information

Läs mer om forskningsprojektet här.

Ladda ner rapporten här.