Sju tips vid införande av AI på jobbet

– Vi har forskat om hur digital automation, till exempel stöd av AI, kan realiseras samtidigt som arbetsmiljön vidmakthålls eller förbättras. Digital automation kan ge stora möjligheter, men den behöver införas på ett sätt som tar hänsyn till människors arbete och arbetsvillkor, säger Maria Åkesson, forskare vid Högskolan i Halmstad.

Bakom forskningen står Maria Åkesson, Michel Thomsen samt doktoranderna Olga Plotnikova och Naomi Chikumbi Zulu. I projektet ”Vägledning för digital automation och god arbetsmiljö” har forskarna studerat hur digital automation påverkar den digitala arbetsmiljön, arbetssituationen och kompetenskraven för privatanställda tjänstemän. Forskningen har finansierats av Afa För­säkring.

AI och automation kräver ett medvetet arbets­miljö­arbete

Forskarna har framför allt genomfört studier inom IT-branschen och intervjuat mjukvaruutvecklare och UX-designers, yrkesgrupper som i hög grad påverkas av digital automation och generativ AI.

Resultaten visar att digital automation kan skapa arbetsmiljöproblem, men att dessa kan förebyggas om frågorna hanteras tidigt i införandeprocessen.

– Vi såg att arbetsmiljön ofta hamnar i skymundan när fokus ligger på teknikens möjligheter. Samtidigt kan konsekvenserna för arbetsinnehåll, kompetens­utveckling och arbetssituation bli betydande. Därför behöver arbetsmiljöperspektivet finnas med från början, säger Maria Åkesson.

En central slutsats är att arbets­miljö­arbetet behöver vara flexibelt och löpande kunna fånga upp oönskade effekter som uppstår när nya system införs och börjar användas i praktiken.

Viktiga värden riskerar att gå förlorade

Forskarna pekar också på att organisationer behöver granska vilka värden som faktiskt skapas genom automation.

Effektivitet och produktivitet är ofta i fokus, men andra värden riskerar att försvagas eller gå förlorade.

– Automation kan resultera i att viktiga värden såsom arbetstillfredsställelse och profes­sionalism förloras och att värden som tjänstekvalitet och kundnöjdhet urholkas. Därför är det viktigt att verksamheter analyserar effekterna ur ett brett perspektiv när man börjar införa automation, säger Maria Åkesson.

Forskarna konstaterar också att olika typer av automatisering påverkar arbetet på olika sätt. Särskilt utmanande blir det när generativ AI används inom arbetsuppgifter som är nära kopplade till medarbetarnas kärnkompetens, jämfört med när tekniken används för mer administrativa upp­gifter som dokumentation.

Samverkan och styrning minskar riskerna med AI

En annan slutsats är att samverkan mellan arbetsgivare, medarbetare och andra arbetsmiljöaktörer är avgörande för att skapa realistiska förväntningar och ett genomtänkt införande av automation.

Forskarna har även studerat arbets­marknadens parters perspektiv på digital automation och arbets­miljö­arbete.

– När ny teknik introduceras behöver det finnas en gemensam förståelse för vad den ska användas till, vilka risker som finns och vilket stöd som krävs. Utan styrning, gemensamma principer och rutiner finns en risk att användningen utvecklas åt olika håll i organisationen, säger Maria Åkesson.

Forskarna betonar också vikten av att organisationer har beredskap för oförutsedda fel, missförstånd och andra situationer som kan uppstå när automatiserade system används i det dagliga arbetet.

Vägledning ska hjälpa arbetsplatser att fatta bättre AI-beslut

Som en del av projektet har forskarna tagit fram en vägledning för digital automation och digital arbetsmiljö. Vägledningen bygger på ett antal principer som ska stödja arbetsplatser i arbetet med att införa automation på ett hållbart sätt.

Arbetet har genomförts med en kvalitativ och praktiknära ansats där forskarna löpande har fört dialog med yrkesverksamma och representanter för arbets­marknadens parter.

– Vi har velat säkerställa att resultaten är användbara i praktiken. Därför har vi kontinuerligt diskuterat och validerat våra slutsatser tillsammans med personer som arbetar med de här frågorna i vardagen, säger Maria Åkesson.

Målgruppen för resultaten är framför allt chefer, arbets­miljö­ansvariga och skydds­ombud, men forskarna menar att vägledningen är relevant för alla arbetsplatser där digital automation införs.

Tips och råd vid införande av AI och ny teknik

– Så snart ny teknik införs behöver alla vara uppmärksamma på om verksamheten eller arbetsmiljön påverkas negativt. Det är viktigt att ta ansvar för införandet av ny teknik och ta stöd i den kunskap och vägledning som finns tillgänglig, säger Maria Åkesson.

Utifrån forskningsresultaten lyfter forskarna fram sju principer som kan bidra till en god arbetsmiljö när ny teknik införs:

1. Sätt arbetsmiljön i centrum
   Följ upp konsekvenserna av automation löpande och gör det till en del av det systematiska arbets­miljö­arbetet.

2. Identifiera vilka värden som påverkas
   Det handlar inte bara om effektivitet, utan också om arbetstillfredsställelse, profes­sionalism, tjänstekvalitet och kundnöjdhet.

3. Mät och följ upp effekterna
   Analysera och justera arbetet utifrån de värden ni har identifierat kan påverkas.

4. Skapa samverkan mellan berörda parter
   Involvera chefer, medarbetare och andra aktörer för realistiska förväntningar och ett kompetent införande.

5. Styr användningen av tekniken
   Ta fram tydliga principer och rutiner för hur den ska användas.

6. Automatisera rätt arbetsuppgifter
   Låt inte automation resultera i att människor används som dåliga robotar.

7. Förbered organisationen för fel och misstag
   Ta fram tydliga rutiner och handlingsberedskap för det som kan uppstå när automation införs.