Så leder du på distans

Pandemin har inneburit en snabb omställning till distansarbete för många arbetsplatser. Lotta Dellve, professor i arbetsvetenskap vid Göteborgs universitet, menar att en välfungerande organisation är grunden för att kunna leda personalen på distans.

Tecknad bild med en liten man som står framför en jättestor laptop med bilder på arbetskamrater.

Om man har byggt upp ett tryggt klimat tidigare gäller det att behålla det under coronapandemin, säger Lotta Dellve, som forskar inom området hållbart och hälsofrämjande arbetsliv. Hennes insikter från tidigare forskning går att applicera på situationen med coronapandemin, när många arbetsplatser ställt om till distansarbete.

– I ett tryggt klimat leder chefen genom tillit och resultat, inte genom observation. Chefen delegerar till arbetsgrupper som får ett tydligt mandat och ett tydligt ansvar. Samtidigt är det viktigt att kulturen inte blir slapp och likgiltig, ledaren måste lyssna och hantera problem i gruppen.

En stor utmaning med att leda på distans är att vara tillgänglig. När personalen tidigare gick till chefen i grupp, eller skickade en representant för gruppen, blir chefen nu den närmaste kollegan för alla.

Den som finns på plats blir synlig för chefen

– Chefen får hantera mycket av personalens osäkerheter. Det kan vara känslor av otillräcklighet, isolering, frustration och svårigheter med tekniken. Chefen behöver en egen chef eller en annan avlastande funktion att bolla med för att orka med sin roll. Men det är också viktigt att man är tillgänglig och svarar snabbt i telefon eller på mejl för att arbetet ska fungera.

Tidigare forskningsstudier har visat att arbetsplatser där vissa jobbar på distans och andra på plats tenderar att gynna dem som jobbar på plats i deras karriärutveckling. De som finns på plats blir synligare för chefen, medan distansare kan bli förfördelade.

– Oavsett om alla eller några arbetar på distans är det viktigt att de får känna sig delaktiga i beslutsprocesser och har insyn hur delegeringen ser ut. Annars uppstår en grogrund för orättvisor och misstro, säger Lotta Dellve.

Lottas tips för att leda på distans

Tydlig

Var en tydlig ledare i den nya tekniken och strukturen. Håll tidsplaner och var synlig för att understödja att arbetsplatsen använder de digitala arenorna för kommunikation och koordinering.

Delegera

Delegera ansvaret tydligt, så att alla vet vem som blivit delegerad vad och varför. Annars kan det uppstå en grogrund för misstro och orättvisor. Släpp greppet om detaljer.

Lättillgänglig

Var tillgänglig på telefon och svara snabbt på mejl för att hålla kanalerna öppna. Personalen har större behov av att ha kontakt med dig nu.

Sociala arenor

Skapa arenor där personalen kan träffas digitalt, för att hålla farten uppe i arbetet. Det sociala utbytet utgör kittet i vårt arbete, att vi får bidra ihop och jobba mot gemensamma mål. Kanske en digital fika?

Tillit

Att leda genom tillit handlar om att skapa en kultur där alla tar ansvar och hjälper varandra. Det krävs delegering, mindre grupper med tydliga mandat att utveckla frågor. Arbetsmiljön bygger på lärande genom dialog, tillit och reflektion.

Visualisera

I stället för att ha kontroll över detaljer, visualisera mål och visioner, utvecklingsprocesser, utvecklingsfrågor och resultat. Det är viktigt att alla ser sin roll i processen och vilket mandat och ansvar de har.

Stöd

Chefen behöver också stöd och avlastning, till exempel från en högre chef, styrelse eller chefskollegor. De strukturer som finns inom organisation för att stötta måste fungera extra bra nu, till exempel HR och IT. Det är viktigt att chefen snabbt får tag på de funktioner som han eller hon har nytta av.

Text: Karin Janson
Illustration: Shutterstock

Det här är en artikel från Afa Försäkrings tidning Trygg på jobbet, mars 2021. Läs fler artiklar och nummer och ta reda på hur du kan prenumerera digitalt på tidningen kostnadsfritt.