Coronapandemin: Så klarade Mathem omställningen

Under coronapandemin har e-handelsföretaget Mathem dubblat sin produktion. De behövde snabbt utöka personalstyrkan, köpa in fler lastbilar och inte minst utbilda personalen i nya hygienrutiner.

Henrik Peitz, COO Mathem Operations.

Grindarna går upp och en vit Mathembil kör ut från lagret i Norra Ulvsunda i Stockholm. Efter ett tiotal meter får den möte av en annan lastbil som är på väg in för att lasta. På lagret arbetar personalen koncentrerat med svarta headset på huvudet och ett par meters avstånd mellan sig.

Följer Folkhälsomyndighetens riktlinjer

Ordrar printas ut i stadigt tempo, papperspåsarna prasslar och vagnshjulen skramlar på betonggolvet. Vid iordningställda bord kan personalen sprita händerna och göra rent headset och gemensamma arbetsredskap. I kontorsutrymmena sitter digitala informationstavlor som påminner om Folkhälsomyndighetens riktlinjer: sprita händerna,
håll avstånd och stanna hemma om du är sjuk.

Alexander Perez jobbar som utbildare på lagret. I dag har han och hans kollegor en rätt normal dag, med sex nyanställda som är ute på introduktion.

Heldagsutbildning för alla nyanställda

– Vi har en heldagsutbildning med alla nya, där vi går igenom en Powerpoint med information om allt på lagret och inte minst arbetsmiljö och hygien. Jag skulle vilja säga att hygienen är den viktigaste säkerhetsfrågan just nu, om en person blir sjuk kan den smitta andra. Sedan följer en introduktionsdag där de nyanställda får jobba under översyn.

Alexander Perez har utbildat många lagerarbetare under året.

Den nya personalen är ute och plockar på lagret och det ser ut att flyta på bra. Om någon har frågor eller utför en arbetsuppgift på fel sätt är utbildarna uppmärksamma. Även om trycket på lagret fortfarande är högt är det inget emot rekordveckorna i maj, när 123 nya medarbetare började på lagret inom loppet av två veckor.

– Vi löste det genom att befintliga medarbetare stöttade och hjälpte oss utbildare under utbildningsdagen, bland annat med att svara på frågor från de nya medarbetarna. Alla ställde upp med övertid när det behövdes. Det var riktigt tufft, men genom att samarbeta har vi klarat det fantastiskt bra, säger Alexander Perez.

Gamla kunder köpte mer, nya kunder tillkom

Redan i februari kände Mathem att beställningsvolymerna ökade. Till en början köpte befintliga kunder mer, vilket gjorde att lastbilarna kunde köra ungefär samma rutter, men med mer mat. Henrik Peitz, operativ chef på Mathem, beskriver det som två vågor.

– I den första vågen bunkrade kunderna, de köpte pasta och toapapper och mer av allt. Det satte främst stor press på lagerpersonalen, som behövde packa större ordrar. I den andra vågen såg vi att vi fick fler nya kunder och det gjorde att vi behövde fler lastbilar och fler chaufförer.

Hög sjukskrivning i början av pandemin

Samtidigt som personalstyrkan behövde växa hade Mathem höga sjukskrivningstal, upp till 25 procent under vissa veckor i mars.

– Personalen följde Folkhälsomyndighetens riktlinjer och stannade hemma vid minsta förkylningssymptom, så de gjorde helt rätt. Men det gjorde att vi fick bråttom att ta in fler personer, både lagerarbetare och chaufförer, säger Henrik Peitz.

En viktig del av lösningen blev bemanningsföretag. Under en period stod de bemanningsanställda för halva personalstyrkan. Många kom från yrken där det tagit tvärstopp under pandemin, som hotellpersonal, elitidrottare, kabinpersonal och från kultursektorn.

– Vi har haft en filosofi att personalen ska vara anställd av oss, för att de ska känna för Mathem på rätt sätt. Men det har fungerat väldigt bra med bemanningsföretagen och vi kommer nog att fortsätta använda oss av dem när vi har säsongsvariationer i verksamheten, säger Henrik Peitz.

Lavinartat tryck på hemsidan och beställningstider

Under våren och sommaren har företaget behövt lösa många svårigheter. Plötsligt uppstod ett lavinartat tryck på hemsidan och alla nya beställningstider tog slut i ett nafs. Det löste Mathem genom att öka kapaciteten och göra ändringar i IT-systemet. Ett nytt lager öppnades i Veddesta under loppet av några veckor och samtidigt väntade trafikledningen på nya lastbilar från Mercedes i Tyskland, som hade stopp i verksamheten på grund av pandemin.

Personalen stannade hemma vid minsta sjukdomssymptom, så de gjorde helt rätt.

– Det har varit många Uppfinnar-Jocke-situationer för att få det att fungera. Vi letade lastbilar med ljus och lykta över hela Sverige och hittade till slut några vi kunde hyra i Västerås. Då passade inte lastluckan vår lastkaj och det blev krångligare för chaufförerna 
men de ställde verkligen upp och fick det att fungera ändå.

500 chaufförer i Stockholm, Göteborg och Malmö

Mathem har 500 chaufförer som kör i Stockholm, Göteborg och Malmö. Trafikledaren Oliver Persson berättar att han och hans kollegor haft en mycket större volym av samtal än vanligt under pandemin.

– Vi har mycket kommunikation med chaufförerna när de är ute, och särskilt med de nyanställda. Det vanligaste är att de har svårt att hitta till kunderna eller är osäkra på om de kan lämna matkassen utanför dörren, även om kunden har fyllt i att det är okej. Vi uppskattar att de dubbelkollar, men under en period var det många bollar i luften och vi hade ständig telefonkö. Nu har det lugnat ner sig lite.

Mer städning och rengöring nu än tidigare

För att säkerställa hygienen städas och rengörs bilarna oftare än tidigare. Chaufförerna bär inte in maten som tidigare, i stället knackar de på dörren och tar ett steg tillbaka. Det finns också handsprit i alla bilar. Lastbilarna är ute hela dagarna och chaufförerna
jobbar i skift, ett från morgon till tidig eftermiddag och ett från eftermiddag till kväll.

– De flesta leveranserna ligger under eftermiddag till tidig kväll, när folk kommer hem från jobbet. Men vi har märkt att fler är hemma under dagarna nu, och vi har även fler äldre, säger Oliver Persson.

Många äldre vill få maten hemkörd

Under coronapandemin har Mathem dubblat sin verksamhet. En stor grupp är just äldre som inte vill gå till matbutiken. Samtidigt har volymerna minskat på företagssidan.

– Vi har tidigare haft 20 procent business to business, det vill säga fruktkorgar och liknande till företag, och där ser vi en stor nedgång. Men vi räknar med att den kommer tillbaka. Vi har bibehållit de höga försäljningsnivåerna från i våras även under sommaren och på så vis kompenserat för vår vanliga säsongsvariation. Vår analys är att kunder som tidigare har funderat på att beställa mat nu har fått in rutinen och tycker att det är smidigt, säger Henrik Peitz.

Det har varit god stämning på lagret, trots att arbetsbelastningen har varit rekordhög.

Vad är det då som har gjort att företaget tagit sig igenom den tuffa perioden? Utbildaren Alexander Perez upplever att det har varit god stämning på lagret, trots att arbetsbelastningen har varit rekordhög.

Hjältar som hjälper människor att få hem mat

– Alla har försökt hjälpa till så mycket de kan och attityden var verkligen att vi ska klara av det här. Jag känner för egen del att vi verkligen bidrar till samhället, att vi hjälper människor att få hem mat. Man känner sig lite som en hjälte. Och så har arbetsgivaren ställt upp och till exempel bjudit oss på lunch ofta. Det gör att man känner sig uppskattad. Henrik Peitz säger att ledningen gjort ett aktivt beslut att vara synliga och stötta under perioden.

– Vi har en policy att alla tjänstemän ska ha jobbat en dag på lagret och åkt med under en leveransrutt. Det har gjort att chefer och administrativ personal har kunnat hoppa in och hjälpa till på lagret. De har förstås inte varit lika effektiva som den rutinerade lagerpersonalen, men det ger ett viktigt signalvärde att alla hjälps åt.

Tidig krisberedskap och riskanalys

Han berättar att Mathem var snabba med att ta fram riktlinjer för den nya situationen.

– Ledningen gick in i krisberedskap tidigt och gjorde en riskanalys. Utsätter vi personalen för risk? Kunderna? Hur går vi till väga för att inte vara för många i lunchrummet samtidigt? Behöver vi förtäta städningen? Vi försökte tänka på alla delar och tog in synpunkter från personalen. Situationen var ju helt ny och vi var lika tagna på sängen som resten av Sverige. Det gällde att snabbt få nya rutiner på plats. Och kanske är personal inom e-handel vana vid flexibilitet?

– Inom logistik och transport är det ett högt tryck och det ingår lite i jobbet att vara duktig på att hantera förändringar. E-handel är en ständigt föränderlig bransch och vi är rätt vana vid förändringar, även om vi aldrig har genomfört några i så här stor skala tidigare, säger Henrik Peitz.

Klockan har slagit fem och han går för att möta en kvinna som parkerar cykeln utanför kontoret. Hon är här för en arbetsintervju, behovet av att anställa finns fortfarande. I Mathems framtidsplaner finns också en ytterligare ökad kapacitet och bygget av ett nytt centrallager i Farsta.

– Vi tror att vi kommer att växa i takt med marknaden och e-handeln. Vi ligger helt rätt i tiden och vill sätta standarden genom att fungera bra i hela kedjan, från lager till leverans, säger Henrik Peitz.

Text: Karin Janson
Foto: Kristina Sahlén

Det här är en artikel från AFA Försäkrings tidning Trygg på jobbet, oktober 2020. Läs fler artiklar och nummer och ta reda på hur du kan prenumerera digitalt på tidningen kostnadsfritt.