Därför satsar Kronoberg digitalt

Pappersblanketter är snart historia i Region Kronoberg.De minskar krånglig administration genom att utnyttja de nyadigitala möjligheterna. Till exempel har de digitala anmälningarnatill AFA Försäkring ökat från 23 till 68 procent på ett år.

Sedan lite över ett år har Region Kronoberg tagit ett grepp för att minska den manuella administrationen. Regionen jobbar hårt för att i varje enskilt fall se över om det inte kan skötas digitalt i stället. – Trycket utifrån ökar hela tiden. Vi kan inte bara luta oss tillbaka och jobba som vi alltid gjort. Andra myndigheter utvecklar sina system och arbetssätt och då måste vi hänga med. Vi tittar hela tiden på vilka möjligheter det finns hos de olika intressenter vi jobbar mot och vad vi kan sköta digitalt, säger Christel Stenberg, lönechef på Region Kronoberg. Fördelarna är många: processer där ärenden skickas mellan olika aktörer har snabbats upp, informationsflödet har kvalitetssäkrats och handläggningstider har kortats. Dessutom har feedback och service mot medborgare och personal förbättrats när ärendet finns samlat på ett enda ställe utan att någon först måste hitta rätt blanketter i arkivet. 

Digitaliseringen är en viktig fråga för Region Kronoberg, som vill vara en modern och attraktiv arbetsgivare. Vid varje nyrekrytering får den som har användning för det i sin yrkesroll en e-legitimation. Det kan till exempel handla om personal i vården som smidigt behöver gå in i olika system för rapportering. – Det kan stimulera användningen av e-tjänster men är också en viktig symbolfråga och en fingervisning om hur vi som arbetsgivare vill Christel Stenberg Därför satsar Kronoberg digitalt  att man ska jobba i Region Kronoberg, säger Christel Stenberg.                                             

 
"Alla kanske inte har dator- vana men då hjälper vi dem. Birgitta Sjögren, huvudskyddsombud på Kommunal i Region Kronoberg, pratar ofta med sina medlemmar om smidigheten med digital anmälan." 
Birgitta Sjögren, huvudskyddsombud på Kommunal i Region Kronoberg.

För arbetsgivaren Region Kronoberg har digitaliseringen bland annat inneburit att samarbetet med AFA Försäkring har förenklats. Lö­ neavdelningen har skapat en rutin för att långtidssjukskrivna efter 90 dagar inte ska missa att göra en anmälan hos AFA Försäkring. – Vi tar ut bevakningslistor på alla medarbetare som är sjukskrivna och på väg mot dag 90. När dagen närmar sig går ett informationsbrev ut via e-post eller traditionell post där vi berättar för medarbetaren att det är dags att gå in på AFA Försäkrings hemsida och göra en anmälan. När det gäller arbetsskadeanmälan har Region Kronoberg ett eget avvikelsesystem där den chef som gör anmälan om arbetsskada automatiskt länkar till Försäkringskassans blankett. När blanketten sedan når lönekontoret går ett informationsbrev ut till medarbetaren med uppmaningen att göra en anmälan på AFA Försäkrings hemsida.
Ingen ska hamna mellan stolarna och för den som inte har egen dator går det bra att vända sig till lönekontoret, som hjälper till med den digitala anmälan. – Systemet säkerställer att vi inte missar någon. Dessutom trattar vi in ärendet i de digitala tjänsterna, säger Christel Stenberg.

"Systemet säkerställer att vi inte missar någon." Christel Stenberg, lönechef på Region Kronoberg.

Ingen har ännu räknat på hur mycket effektiviteten ökat på Region Kronoberg efter satsningen på digitalisering. Christel Stenberg pekar på att det självklart finns tidsvinster att göra i en stor organisation där kommunikationen ofta gick via internposten och som dessutom är utspridd rent geografiskt. – Är det till exempel en längre sjukskrivning var det tidigare papper som postades till oss, till fackliga representanter och till medarbetaren. Det blev en lång resa för den där blanketten innan den slutligen skickades till AFA Försäkring. Och saknades uppgifter måste den returneras för att kompletteras, säger Christel Stenberg.


Christel Stenberg, till höger, pekar på att det finns tidsvinster att göra med digital anmälan i en stor organisation. Hon och kollegorna på lönekontoret har infört en ny strategi för att kunna jobba mer effektivt.

En bra strategi när det gäller att sprida information är att använda så många kanaler som möjligt. Region Kronoberg har haft god hjälp av fackförbunden när det gäller att få medarbetarna att göra anmälningarna digitalt till AFA Försäkring.
När ombuden är ute på arbetsplatsen och berättar om försäkringslösningarna är det ett naturligt tillfälle att också lyfta fram möjligheten att använda webben för att göra anmälan. Men facken agerar också direkt för att påminna medlemmarna när det verkligen gäller.
– När någon blivit sjuk eller drabbats av arbetsskada ser vi det i vårt medlemssystem och tar kontakt personligen. Många kommer också direkt till oss med frågor om försäkringarna och då uppmanar vi dem att anmäla digitalt. Alla kanske inte har datorvana men då hjälper vi dem, säger Birgitta Sjögren, huvudskyddsombud på Kommunal i Region Kronoberg. Hon menar att många blir överraskade över hur snabbt och enkelt det är att anmäla sig digitalt. – Dessutom betyder det att ersättningen kommer fortare än om du anmäler dig via pappersblankett, säger Birgitta Sjögren.

När någon kommit för att få hjälp med den digitala anmälan brukar Birgitta Sjögren passa på och be personen sprida informationen och berätta för sina kollegor hur enkelt och snabbt det gick. Det är inte minst viktigt för att nå personer som inte har svenska som förstaspråk. – Är det flera på arbetsplatsen som är långtidssjuka eller har drabbats av arbetsskada kan de höra av sig till oss så hjälper vi till. Då sprids informationen mun till mun och det är kanske det allra effektivaste sättet, säger Birgitta Sjögren.

Text: Mikael Gianuzzi Foto: Sara Winsnes